С английского reception переводится как приемная, в которой встречают посетителей и гостей крупных фирм и учреждений. Приемная зона находится в каждой большой иностранной компании, располагается недалеко от входа, чтобы человек мог в любое время получить информации о нахождении того или иного кабинета.
Из чего состоит ресепшн
Внешний вид зоны ресепшн разделен на несколько мест. Информационная зона делится на стойку ресепшн и приемную зону. Стойка администратора характеризуется деревянной тумбой, с низкой плоскостью, которая служит рабочим местом для персонала и более высоким для посетителей. Стойка создана для комфортного ожидания посетителей, а также удобного и быстрого заполнения справок и документов. На нижней части стойки находится рабочая зона для секретаря. Там находятся компьютер, канцелярские принадлежности, документация.
Персонал
Персонал, находящийся на ресепшн может размещать только те вещи, которые предназначены непосредственно для работы. Личные вещи, фотографии, магнитики, сувениры не приемлемы на стойке администратора. Обычно, в качестве секретаря назначают девушку средних лет, коммуникабельную, улыбчивую и общительную, которая может доступно объяснить, куда нужно пройти и как заполнить правильно нужные документы. В редких случаях в роли секретаря могут выступать и мужчины.
Внешний вид
Сама приемная делится на несколько зон. Первая – зона ожидания, в которой находятся несколько стульев или кресел с небольшим журнальным столиком, на котором располагаются брошюры с рекламой либо журналы. Также в крупных фирмах там может находиться бойлер с водой.
Выглядеть ресепшн должен презентабельно, чтобы создать приятное первое впечатление для клиентов и гостей. Стойка администратора для приемной и мягкая мебель заказывается генеральным директором компании, чем лучше будет выглядеть информационная зона, тем крупнее престиж компании.
Сотрудники ресепшена должны быть одеты в строгие костюмы, без вызывающего макияжа. Администраторы инфоцентра должны знать несколько языков, один из которых обязательно английский. Хороший ресепшн имеет крупный стенд с информированием о предоставляемых услугах, а также интересные статьи и новости компании.
Какие обязанности входят в работу персонала
Чтобы стать секретарем приемной зоны необходимо уметь выполнять:
- Своевременно отвечать на телефонные звонки, давать подробную консультацию, а также при надобности направлять человека к нужному сотруднику.
- Подготавливать документы и справки.
- Принимать и информировать посетителей.
На собеседовании работодатели обращают внимание на:
- коммуникабельность;
- знание работы персонального компьютера;
- способность к восприятию новой информации;
- общительность;
- внешний вид.
Обычно на такие вакансии зовут молодых студенток либо аспиранток с высшим либо средне-специальным образованием.