Любому предприятию, на котором регулярно ведётся большой объём документооборота. Конечно же, можно переложить эту задачу на своих бухгалтеров, кадровиков и юристов. Но как быть, если им и так хватает работы, а документов со временем меньше не становится?
В этом случае на помощь приходят специализированные компании, которые помогут систематизировать архив, проведут экспертизу хранимых документов, внедрят правила формирования архивных дел из поступающих документов, систему хранения и поиска документов.
Такой подход позволяет компании-клиенту экономить время своих ценных специалистов. Вместо того, чтобы перекладывать бумаги с места на место, они будут заняты более важными задачами.
Также архивная обработка необходима, если проходит ликвидация организации. В этом случае сдача документов должна регламентироваться двумя законами:
• 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».
• 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)».
При ликвидации, организация обязана передать документы в государственный архив. Документы должны быть сформированы в дела и оформлены в соответствии с требованиями госархива.
Как происходит процесс архивной обработки документов?
Первое, что необходимо выполнить— это провести аудит документов. По его итогам будет разработан дальнейший план действий. Обычно он включает в себя ряд важных этапов. Однако далеко не всегда нужно выполнять все эти пункты. И необязательно именно в таком порядке.
К этим этапам относятся:
1. Систематизация и упорядочивание документов по трем или пяти параметрам (по типу документов, дате формирования, фонду формирования и т.д.)
2. Анализ материалов на предмет их практической и научно-технической ценности.
3. Подготовка кадровых документов (личные карты и счета сотрудников) к архивному упорядочиванию.
4. Обработка документов и их подготовка для длительного хранения — в соответствии с требованиями 125-ФЗ.
5. Архивный переплёт материалов и предварительная подготовка к нему.
6. Опись документов (в том числе внутренняя) в соответствии с требованиями федерального закона.
7. Отбор документов, подлежащих уничтожению из-за истечения сроков хранения. Подготовка акта об уничтожении. Уничтожение документов проводится путем шредирования на промышленном шредере с высшим уровнем секретности.
8. Написание предисловия к описи документов.
9. Создание листов-разделителей внутри архивных дел.
Почему наши клиенты выбирают нас?
Компания АРХИВ НЕВА давно занимается архивной обработкой документов в полном соответствии с требованием федеральных законов. У наших сотрудников накоплен богатый опыт работы с самыми разными видами бумаг, дел и подшивок. Также имеется всё необходимое оборудование для того, чтобы подготовить архивы точно, качественно и в срок.